DESCRIPCIÓN DE PUESTOS – OTRAS FUNCIONES

Características generales:
LEl Asistente de Contabilidad o el Asistente Deudores/Control Ingresos ayuda a su superior jerárquico (contable, Control de ingresos, Control Deudores) en el conjunto de las normas relativas al departamento de Administración: registro de las facturas del establecimiento, control de los documentos de cifra de negocio, realización de cierres en función de la organización periódica del hotel y la comunicación de los análisis de cifra de negocio a los diferentes interlocutores.

Actividades propias al puesto:
Registrar las facturas.
Participar en el cierre contable de fin de mes.
Garantizar la organización del correo del departamento de contabilidad.
Controlar los ingresos cotidianos de todos los puntos de venta.
Comprobar los libros contables.
Realizar los análisis específicos a los departamentos que generan ingresos según las normas Concorde Hotels & Resorts. Controlar puntualmente los fondos de caja de las diferentes cajas de los puntos de venta.

Características generales:
El contable implanta el conjunto de las normas contables Concorde Hotels & Resorts.
Actividades propias al puesto:
Gestionar la facturación según las normas del hotel.
Elaborar los documentos contables apropiados.
Proporcionar a los servicios pertinentes toda la información útil procedente de su departamento.
Llevar a cabo los cierres y los informes periódicos según las normas del hotel.

Características generales:
El Responsable Deudores participa en la aprobación de la cifra de negocios. Gestiona la facturación en los plazos establecidos. Garantiza el cumplimiento de las normas Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Implicar a los comerciales en la gestión de los riesgos y del cobro de las deudas proporcionándoles información necesaria (situación de la cuenta del cliente – solvencia…).
Preparar, organizar y controlar las facturas.
Contabilizar los cobros.
Gestionar las reclamaciones.
Negociar las condiciones de cobro de las deudas.

Dirigir su equipo.
Hacer cumplir las normas de crédito cliente en el seno del hotel.
Organizar y participar en las reuniones de Deudores.
Llevar a cabo los cierres de fin de mes.
Establecer el enlace con la contabilidad de la sede social Concorde Hotels & Resorts.

Características generales:
El Gestor de Producto controla el conjunto de los libros de cifra de negocio, realiza los cierres según la periodicidad del hotel y transmite los análisis de la cifra de negocios a los diferentes interlocutores.
Sensibiliza y controla los departamentos que generen ingresos mediante la aplicación de las normas Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Controlar los ingresos cotidianos de todos los puntos de venta.
Establecer la hoja de actividad cotidiana del hotel.
Comprobar los boletines contables y elaborar el informe de actividad del hotel.
Llevar a cabo los análisis específicos a los servicios que generan ingresos según las normas del hotel.
Enviar los documentos al departamento de contabilidad de la sede social de Concorde Hotels & Resorts dentro de los plazos convenidos.
Gestionar la liquidez del hotel.
Controlar puntualmenteo los fondos de caja de las cajas de los diferentes puntos de venta.

Características generales:
El Gestor de Restauración contribuye a la buena gestión de los costes de los productos en stock y garantiza el control de los flujos de alimentos y bebidas según las normas Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Trabajar en colaboración con el responsable de Intendencia.
Realizar los inventarios periódicos y analizar las desviaciones constatadas.
Preparar, establecer y controlar los informes periódicos.
Realizar estudios puntuales con el fin de mejorar las ratios.
Gestionar los parámetros y el mantenimiento del sistema.
Hacer el seguimiento y controlar las ofertas y los productos gratuitos.

Características generales:
El Responsable de Intendencia gestiona los stocks y los flujos de mercancías de la intendencia. Se encarga de la buena gestión de los costes de aprovisionamiento y de la implantación de las normas determinadas por el departamento de Compras Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Garantizar los pedidos de los artículos.
Gestionar los albaranes de salida.
Controlar las entregas y las salidas.
Realizar los inventarios en colaboración con los gestores de costos.
Dirigir a su equipo.
Participar en la buena gestión de los costes.
Hacer cumplir las normas de higiene.
Gestionar la optimización de la rotación de los stocks.

Características generales:
El Intendente/Bodeguero gestiona los stocks y los flujos de mercancías de la intendencia.

Actividades propias al puesto:
Preparar las salidas cotidianas para los diferentes departamentos.
Controlar y ordenar las entregas.
Poner en orden la intendencia.
Preparar los pedidos para los proveedores.
Evitar las rupturas de los stocks y garantizar la buena rotación de los mismos.
Participar en los inventarios del almacén general.

Características generales:
El Asistente de Dirección garantiza y organiza la secretaría del Director a la que pertenece. Garantiza la interconexión entre el Director y las otras Direcciones del hotel, los departamentos del hotel y las Direcciones de Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Garantizar el control de los contactos del Director.
Garantizar la difusión de determinados documentos.
Preparar y redactar toda la correspondencia interna en francés e inglés.
Gestionar el conjunto de las llamadas telefónicas.
Gestionar la agenda: reuniones, citas, viajes…
Garantizar la interconexión entre la Dirección y los proveedores.

Características generales:
El Adjunto al Director Técnico participa en la planificación y garantiza el mantenimiento de las diferentes instalaciones del hotel.

Actividades propias al puesto:
Dirigir y dinamizar un equipo de técnicos de mantenimiento.
Planificar las obras en curso y las previstas.
Gestionar los stocks.
Ayudar al Director en el control de los gastos de energía.
Comprobar y controlar el mantenimiento de los diferentes equipamientos comunes del hotel.
Diagnosticar las necesidades de mantenimiento.
Dirigir la ejecución de pequeñas obras de remodelación puntuales.
Aplicar el planning de mantenimiento hotelero de la unidad.
Garantizar el control de los documentos administrativos en materia de seguridad.
Garantizar la seguridad de los bienes y las personas.
Organizar el trabajo en función de la actividad y de las prioridades reseñadas y llevar a cabo los plannings.
Repartir las funciones según las prioridades establecidas.
Controlar las operaciones efectuadas y proporcionar los partes de trabajo a las personas ordonantes del trabajo para su aprobación.
Preparar y controlar los contratos de mantenimiento.

Características generales:
El Agente Técnico Polivalente garantiza las reparaciones y el mantenimiento en todos los campos de intervención del servicio técnico.

Actividades propias al puesto:
Intervenir en caso de alarma de incendio mediante la implantación del protocolo de incendios Concorde Hotels & Resorts.
Intervenir en caso de averías dando prioridad a las relacionadas con la hostelería y la restauración.
Efectuar rondas técnicas cotidianas.
Comprobar el buen funcionamiento de las instalaciones.

Características generales:
El Responsable Eventos y Relaciones Públicas mantiene y desarrolla relaciones permanentes con los medios de comunicación en su conjunto con el objetivo de obtener la mayor cobertura mediática posible. Inicia o participa en operaciones de Relaciones Públicas para revalorizar e incrementar la notoriedad de Concorde Hotels & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Estar permanentemente informado de las obras de mejora y renovación efectuadas, de la creación de nuevos productos o conceptos y de los eventos particulares con el fin de estar en posición de organizar la comunicación de información útil en los diferentes medios de prensa.
Establecer un planning anual provisional de operaciones «Medios de comunicación» y Relaciones Públicas.
Ocuparse de la actualización regular de la base de datos de los contactos con los cuales mantiene relación (prensa, agencias de comunicación, contactos institucionales…).
Redactar y difundir a los medios apropiados las notas de prensa acompañadas, en caso necesario, de la documentación adecuada.
Participar junto con el Responsable Marketing en la preparación de los boletines de noticias.
Organizar conferencias, reportajes y viajes de prensa: gestión de las invitaciones, selección de medios, negociación de productos gratis/intercambio de mercancías, constitución de dossieres de prensa, establecimiento del plannning de las actividades (opiniones, entrevistas…).
Recibir y organizar la estancia de los periodistas.
Medir y analizar el impacto publicitario de las actividades realizadas.
Participar en la organización de los eventos patrocinados en el marco de operaciones de Relaciones Públicas.

Características generales:
El Responsable Seminarios se encarga de la optimización de las ventas de los espacios y las prestaciones de hostelería – restauración y de la aplicación de la política comercial Concorde Hotels & Resorts. Dirige a su equipo.

Actividades propias al puesto:
Aconsejar al equipo, establecer el control de los dossieres y organizar los plannings.
Colaborar con el Yield Manager.
Negociar y optimizar las tarifas y las condiciones de venta de las prestaciones.
Dirigir la vigilancia de la competencia.
Dirigir, formar y evaluar a su equipo.
Dirigir la atribución de nuevas demandas.

Características generales:
El Agregado Comercial se encarga de desarrollar la cifra de negocio de su actividad y responder a las demandas de los clientes. Contribuye a la imagen del grupo garantizando la calidad de las prestaciones.

Actividades propias al puesto:
Establecer las propuestas comerciales ligadas a su actividad según las normas.
Garantizar el control de la competencia para estar al corriente de las prestaciones que ofrecen los hoteles de la competencia.
Dirigir la planificación de su actividad.
Analizar las estadísticas periódicas de su actividad.
Fidelizar a los clientes.
Establecer un seguimiento de los clientes.
Ocuparse, junto con el encargado de Relaciones Clientes, del buen desarrollo de los eventos.
Garantizar, en colaboración con el Responsable Grupos, la concepción, la realización y el control de todas las operaciones de seminarios.
Participar con el equipo comercial Banquetes en los mailings y acciones comerciales diversas.

Características generales:
El Comercial Externo contribuye a elaborar la estrategia comercial mediante una buena gestión de los presupuestos y asegurando la promoción de la imagen de Concorde Hotels & Resorts. Gestiona activamente el archivo Clientes.

Actividades propias al puesto:
Ayudar al Director Ventas y Marketing en la elaboración y realización del Plan de Acción Comercial (PAC).
Aplicar la política comercial Concorde Hotels & Resorts y hacer vivir la estrategia comercial.
Trabajar en número de dos o tres con los comerciales internos en el mercado (transmitir y seguir las demandas, ayudar en las visitas de inspección, intercambiar los feedback de los clientes…) y mantener una estrecha colaboración con el departamento de Reservas Individuales y la coordinadora comercial.
Promover nuevos clientes y fidelizar los existentes.
Negociar los contratos con los Tour Operadores y los Grupos.
Controlar los resultados mensuales por mercado.
Organizar semanas de citas con los clientes existentes y los futuribles.
Participar en las ferias nacionales e internacionales y en seminarios.
Participar en las visitas de inspección.
Participar en eventos de clientes puntuales.
Mantener y actualizar regularmente la base de datos de contactos de los clientes.
Garantizar la actualización de la base de datos para el mailing del boletín de noticias, las tarjetas de buenos deseos, los mailings y los e-mailings puntuales.
Garantizar la actualización de los archivos Fidelio de manera continua.

Características generales:
El Yield Manager ofrece e implanta una estrategia tarifaria que tiene en cuenta el potencial de ocupación del hotel según las temporadas del año con el fin de optimizar el REVPAR (ingreso por habitación, en sus siglas en francés) y desarrollar la actividad comercial del grupo. Establece una «vigilancia» permanente para evaluar el posicionamiento del hotel (precio de venta y TO) respecto al mercado y procede a los ajustes necesarios. Garantiza la actualización de la información comercial para los diferentes agentes de importancia (Tour Operadores, agencias) y de los sistemas de reservas (GDS y sitios de Internet).

Actividades propias al puesto:
Ofrecer una estrategia tarifaria anual y, tras su aprobación, garantizar el «loading» en los GDS.
Controlar cotidianamente la exactitud de los datos relativos a la actividad cotidiana del hotel: tasa de ocupación, noches, habitaciones vendidas, precio medio… con el fin de determinar la previsión de ventas, ajustar la política tarifaria y el número de habitaciones en venta por cada uno de los sectores.
Determinar el estado de las ventas provisionales para cada uno de los sectores; proceder a las recomendaciones necesarias de ajuste de tarifas y del número de habitaciones a la venta según el tipo de clientela.
Analizar periódicamente las diferencias entre las previsiones de venta y los resultados constatados y ofrecer las medidas correctoras adaptadas a los mismos.
Controlar cotidianamente el estado de las reservas y el cumplimiento por parte de los equipos comerciales de las normas Concorde Hotels & Resorts.
Contribuir a la preparación del presupuesto «Hostelería».
Preparar y actualizar el «Yield Pack» según las normas del hotel.
Disponer regularmente la información relativa a las prestaciones y precios de venta disponibles en los establecimientos de la competencia.
Organizar la actualización cotidiana de Apertura/Cierre/Restricciones en las GDS y los sitios especializados y comunicar a los equipos comerciales las decisiones.

Características generales:
El Lead Manager se encarga de la optimización de la cifra de negocio de las habitaciones y los banquetes para los hoteles integrados en Meet in Style (Página de venta Conferencias y Eventos). Cada Lead Manager se encarga de la optimización de 4 meses al año. El papel del Lead Manager es clave en la organización de las secciones Producto y Meet in Style en Concorde. Se encarga de las medidas tarifarias del grupo y de las previsiones del sector grupos en cuanto a habitaciones y banquetes por mes y hotel.

Actividades propias al puesto:
Imponer los precios de los grupos, habitaciones y banquetes.
Elaborar previsiones semanales.
Actualizar el calendario de los eventos.
Efectuar el control de los anticipos.
Hacer recomendaciones sobre los riesgos y oportunidades a los Managers Producto.
Identificar los periodos bajos y efectuar propuestas para desarrollar el sector de los grupos.
Controlar los precios de la víspera elaborados por el equipo de ventas.

Características generales:
El Manager Producto se encarga de la optimización de la cifra de negocio global del hotel y del RGI (Revenue Generation Index – medida del posicionamiento del hotel frente a la competencia). El papel del Manager Ingresos es clave en la organización del hotel. Participa en la definición de la estrategia del presupuesto con la Dirección del hotel. Es el garante de su aplicación. Está encargado de la estrategia tarifaria y de la optimización del inventario. Debe proporcionar una visión global de la Gestión de Producto en el conjunto del hotel.

Actividades propias al puesto:
Apoyar el proceso presupuestario y la estrategia anual

• Preparar el presupuesto anual por sector y día
• Definir la estrategia comercial
• Definir las parrillas tarifarias anuales para el conjunto de los sectores del mercado

Desarrollar y dirigir la estrategia Producto del hotel.

• Preparar las previsiones y dirigir la reunión de Producto
• Definir e implantar las estrategias tarifarias y comunicar las recomendaciones
• Dirigir las relaciones con los socios de internet
• • Actualizar las tarifas y las restricciones de todos los canales de distribución

Recopilar, integrar y estudiar los datos sobre el mercado y sobre la competencia a diario

• Realizar informes de «benchmarking», resultados de GDS,...

Mantener los sistemas y las herramientas de trabajo.

Características generales:
El Analista de Producto se encarga de la optimización de la cifra de negocio global de los hoteles de París y su RGI (Revenue Generation Index – medida del posicionamiento del hotel frente a la competencia). El Analista de Producto ayuda al Manager Cluster de Producto a definir la estrategia y el presupuesto. Se encarga de la estrategia tarifaria y de la optimización del inventario.

Actividades propias al puesto:
Apoyar el proceso presupuestario y la estategia anual

• Contribuir a la realización de presupuestos anuales por sector y día con los Manager de Producto
• Contribuir a la definición comercial de los hoteles
• Contribuir a la implantación de parrillas tarifarias anuales para el conjunto de los sectores del mercado

Desarrollar y dirigir la estrategia de Producto del hotel.

• Preparar las previsiones y dirigir la reunión de Producto
• Definir e implantar las estrategias tarifarias y comunicar las recomendaciones
• Actualizar las tarifas y las restricciones en todos los canales de distribución

Recopilar, integrar y estudiar los datos del mercado y de la competencia a diario.

• • Realizar informes de «benchmarking», resultados de GDS,...
• Efectuar la vigilancia del mercado

Asegurar la fiabilidad de los sistemas y herramientas de trabajo.

Características generales:
El Jefe de Proyecto se encarga de desarrollar y optimizar la venta de los salones y las habitaciones de los hoteles Concorde & Resorts.

Actividades propias al puesto:
Vender los espacios y las habitaciones de los hoteles Concorde & Resorts.
Responder a las demandas de los clientes en los plazos y estándares de calidad convenidos.
Aconsejar a los clientes sobre sus demandas de reservas de grupo.
Enviar los contratos.
Enviar los cuestionarios de satisfacción.

Características generales:
Se encarga de la difusión de nuestra oferta de hoteles y la optimización de las ventas en los canales de distribución electrónica.

Actividades propias al puesto:
Crear y actualizar la base de datos y las tarifas de nuestros hoteles en todos los canales de distribución electrónicos: ORS (Oficina Central de Reservas), PMS (Sistema de Gestión de la Propiedad), GDS (Sistema de Distribución Global), Internet, sistema RFP (Petición de propuesta)…
Optimizar la presencia de nuestros hoteles en estos medios de distribución electrónicos.
Responder a las demandas de los hoteles, agencias de viaje, empresas, departamentos internos Concorde referentes a la información insertada en los canales de distribución electrónicos.

Características generales:
Cumple los objetivos de adaptación y cifra de negocio fijada gestionando un equipo de 3 a 6 personas encargadas de vender las habitaciones y los espacios de seminarios de los hoteles Concorde.

Actividades propias al puesto:
Estar al corriente de los elementos determinantes de los dossieres en curso y participar en la adaptación de estos últimos ayudando a los Jefes de Proyecto.
Asegurarse de que el equipo cumple las recomendaciones de los Lead managers a nivel de tarifas y disponibilidad.
Establecer un control semanal de los “déposits”.
Fomentar y facilitar las ventas adicionales de los equipos.
Participar en la mejora de los desarrollos de su equipo (coaching, formación, escucha activa…).
Ser responsable de la comunicación entre los Encargados de proyectos y la gestión.

Características generales:
En el seno de MEET IN STYLE, departamento central para la gestión de la demanda de Conferencias y Eventos, se encarga de recepcionar, seguir y confirmar las demandas de conferencias y eventos para el conjunto de los hoteles Concorde.

Actividades propias al puesto:
Recepcionar y valorar correctamente las demandas de grupos de nuestros clientes.
Hacer llegar una oferta cifrada que aporte soluciones adecuadas a nuestros clientes haciendo prevalecer los atractivos de nuestra oferta hotelera.
Controlar la negociación de los dossieres con el fin de confirmar las demandas en las mejores condiciones.
Hacer visitar nuestros hoteles a los clientes.
Preparar y enviar los contratos una vez confirmados los dossieres.
Asegurarse del cumplimiento de las condiciones generales de venta por parte de los clientes hasta el traspaso del dossier al hotel.

Características generales:
En el seno del departamento Reservas Grupos, se encarga de la gestión de los dossieres confirmados en el sector Hostelería. Establece la coordinación entre los hoteles y los clientes hasta la llegada del grupo.

Actividades propias al puesto:
Gestionar los dossieres de grupos procedentes del departamento comercial.
Gestionar e introducir las rooming lists en el sistema Opéra.
Efectuar un seguimiento semanal de los deposits y la búsqueda de clientes si es necesario.
Crear una hoja de ruta para cada grupo en el momento del traspaso del dossier a la recepción del hotel.
Asegurar la venta evaluando de la mejor manera las expectativas del cliente para responder con el máximo de precisión a su demanda.

Características generales:
El agente de reservas es el auténtico embajador de la marca Concorde Hotels & Resorts. Representa y vende todos los hoteles Concorde del mundo a la clientela individual. En calidad de profesional de la relación con el cliente, sabe hacer creer a sus interlocutores que son únicos y participa eficazmente en su fidelización.

Actividades propias al puesto:
Poner todo a punto para concretar la venta. Su organización y su rigor garantizan la fiabilidad del conjunto de su actividad en el seno de nuestros hoteles.
Ser un factor indispensable en la cadena hotelera, pues su personalidad y su sentido del trabajo en equipo le permiten evolucionar favorablemente en un entorno dinámico y contribuir activamente al éxito de su departamento.

Características generales:
El Asistente Recursos Humanos se ocupa de la gestión administrativa del personal permanente, temporal, extra.

Actividades propias al puesto:
Asegurar la gestión administrativa del personal y de las personas en prácticas según las normas Concorde Hotels & Resorts.
Gestionar los extras según las normas.
Realizar y controlar las diferentes nóminas.
Participar en la contratación de personal fijo y temporal.
Participar en el control de la formación y del plan anual.

Características generales:
El Responsable Calidad Higiene implanta y coordina los medios necesarios para garantizar el cumplimiento de la reglamentación de higiene y las normas establecidas por Concorde Hotels & Resorts en el sector Restauración. Asegura la difusión de los estándares HACCP definidos según las normas del grupo Concorde Hotels & Resorts y de los hoteles.

Actividades propias al puesto:
Definir, implantar y asegurar la actualización de las normas internas pertinentes y controlar periódicamente la buena aplicación de las medidas definidas.
Organizar y dispensar la formación H.A.C.C.P al personal (cocinas y salas).
Organizar anualmente para el personal de cocina los análisis biológicos obligatorios y asegurarse de su control con el médico de trabajo.
Recoger muestras bacteriológicas en las cocinas.
Coordinar la intervención de organismos externos de control y auditoría.
Asegurar las relaciones con la Dirección Departamental de los organismos veterinarios, la Dirección General de Consumo, Competencia y Lucha contra el Fraude, los departamentos de sanidad del Ayuntamiento...
Comunicar a los distintos departamentos los resultados de los análisis, la auditoría y los controles y ofrecer y ayudar a implantar las medidas correctivas pertinentes.

Características generales:
El Director Informático garantiza el buen funcionamiento de la red informática Concorde Hotels & Resorts: renovación, puesta a punto, mantenimiento... y proporciona ayuda a los usuarios.

Actividades propias al puesto:
Gestionar la red informática: mantenimiento, puesta a punto, instalación.
Administrar los sistemas de red.
Formar a los usuarios.
Ayudar a los usuarios.
Dirigir a los eventuales colaboradores del departamento.